Theo Bằng khen, Quyết định số 2470/QĐ-UBND ngày 05/8/2026 của Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên đã ghi nhận thành tích của UBND phường Bá Xuyên trong quá trình triển khai Chiến dịch. Đây là sự ghi nhận đối với tinh thần trách nhiệm, sự chủ động và nỗ lực của tập thể cán bộ, công chức, viên chức phường trong một nhiệm vụ có khối lượng công việc lớn, yêu cầu cao về tiến độ và chất lượng.

Khối lượng tài liệu lớn, yêu cầu nhiệm vụ cao

Phường Bá Xuyên được thành lập trên cơ sở sáp nhập toàn bộ diện tích và dân số của xã Bá Xuyên, phường Mỏ Chè và phường Châu Sơn. Sau sắp xếp, phường có diện tích tự nhiên 21,13 km², dân số 20.065 người, 4.913 hộ và 12 tổ dân phố. Cùng với đó, khối lượng hồ sơ, tài liệu hành chính từ các đơn vị trước sáp nhập được bàn giao về quản lý tập trung, với tổng cộng 276 mét giá tài liệu.

Đây là khối lượng tài liệu hình thành qua nhiều giai đoạn, từ nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau, tình trạng vật lý không đồng đều. Trong khi đó, Chiến dịch được triển khai trong thời gian 100 ngày, đặt ra yêu cầu phải huy động nguồn lực lớn, vừa thực hiện nhiệm vụ chuyên môn thường xuyên, vừa rà soát, chỉnh lý, số hóa và chuẩn hóa dữ liệu.

Trước yêu cầu đó, UBND phường Bá Xuyên xác định công tác văn thư, lưu trữ, số hóa và chuyển đổi số không chỉ là nhiệm vụ trước mắt mà còn là nền tảng phục vụ lâu dài cho công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính.

Quyết liệt từ khâu chỉ đạo đến tổ chức thực hiện

Ngay sau khi triển khai Kế hoạch số 132/KH-UBND ngày 02/4/2026 của UBND tỉnh, UBND phường Bá Xuyên đã tổ chức quán triệt đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức; đồng thời ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, kế hoạch triển khai và thành lập Tổ giúp việc thực hiện Chiến dịch.

Phương châm “rõ người, rõ việc, rõ tiến độ, rõ trách nhiệm, rõ kết quả” được cụ thể hóa trong từng nhiệm vụ. Phường thường xuyên tổ chức giao ban, kiểm tra, đôn đốc tiến độ, kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc phát sinh. Các ban, ngành, đoàn thể cùng lực lượng công an, quân sự được huy động tham gia, tạo sự phối hợp đồng bộ trong toàn hệ thống chính trị.

Cách làm này giúp UBND phường chủ động kiểm soát tiến độ, đồng thời bảo đảm mỗi phần việc đều có người phụ trách, từng bước biến khối lượng tài liệu lớn sau sáp nhập thành nguồn dữ liệu được tổ chức khoa học, phục vụ hiệu quả hoạt động của chính quyền địa phương.

100% chỉ tiêu số hóa hồ sơ, tài liệu có tần suất khai thác cao

Một trong những kết quả nổi bật của phường Bá Xuyên là đã hoàn thành 100% chỉ tiêu số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có tần suất khai thác cao theo yêu cầu của Kế hoạch số 132/KH-UBND.

Cụ thể, phường đã thực hiện số hóa 46 hồ sơ, tương đương 9.146 trang tài liệu. Toàn bộ dữ liệu sau số hóa được kiểm tra, đối soát và cập nhật đầy đủ, chính xác lên phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số hóa của tỉnh.

Kết quả này không chỉ mang ý nghĩa về mặt số lượng mà còn tạo chuyển biến trong phương thức quản lý, khai thác tài liệu. Khi hồ sơ được số hóa và chuẩn hóa, việc tìm kiếm, tra cứu, khai thác tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính được thuận lợi, nhanh chóng hơn, góp phần giảm thời gian xử lý so với phương thức lưu trữ truyền thống.

Từ 276 mét giá tài liệu đến nền tảng dữ liệu lưu trữ thống nhất

Song song với số hóa, UBND phường Bá Xuyên đã tập trung rà soát, thống kê và chỉnh lý khối lượng tài liệu tiếp nhận sau sắp xếp đơn vị hành chính.

Trong tổng số 276 mét giá tài liệu, phường đã tổ chức chỉnh lý khoa học 15 mét giá tài liệu hình thành đến năm 2015, bảo đảm phân loại, hệ thống hóa, lập hồ sơ và biên mục theo nghiệp vụ lưu trữ.

Đối với tài liệu hình thành từ năm 2016 đến ngày 30/6/2025, phường đã chỉnh lý sơ bộ 75 mét giá tài liệu có giá trị bảo quản, đồng thời xác định, lập danh mục 131 mét giá tài liệu hết giá trị sử dụng để thực hiện các thủ tục theo quy định.

Việc phân loại theo từng giai đoạn, xác định rõ tài liệu có giá trị bảo quản và tài liệu hết giá trị sử dụng giúp phường từng bước xây dựng nền tảng dữ liệu lưu trữ thống nhất, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và khai thác về lâu dài.

Hoàn thành 100% việc lập hồ sơ điện tử

Không dừng ở việc số hóa tài liệu lưu trữ, UBND phường Bá Xuyên đồng thời tập trung làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu và lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh.

Kết quả, phường đã hoàn thành 376/376 hồ sơ điện tử năm 2025 và 979/979 hồ sơ điện tử năm 2026, đạt 100% chỉ tiêu được giao. Qua đó, 100% văn bản, hồ sơ công việc phát sinh được lập, xử lý và lưu trữ trên môi trường điện tử theo quy định.

Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi phương thức làm việc từ hồ sơ giấy sang môi trường số, góp phần nâng cao hiệu quả điều hành, giảm phụ thuộc vào hồ sơ vật lý và từng bước hình thành môi trường làm việc điện tử đồng bộ tại phường.

Thành quả từ sự đồng lòng của cả hệ thống chính trị

Để hoàn thành khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn, UBND phường Bá Xuyên đã lựa chọn cách làm phù hợp với điều kiện thực tế: phân loại tài liệu theo từng giai đoạn, ưu tiên số hóa những hồ sơ có tần suất khai thác cao; đồng thời bố trí cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ, huy động lực lượng hỗ trợ trong những thời điểm cao điểm và tận dụng hiệu quả máy tính, máy scan hiện có.

Phường cũng chú trọng tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, số hóa tài liệu và lập hồ sơ điện tử; đẩy mạnh tuyên truyền thông qua Cổng thông tin điện tử, hệ thống truyền thanh cơ sở, mạng xã hội và các hội nghị giao ban. Qua đó góp phần nâng cao kỹ năng số, ý thức trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ.

Với sự chỉ đạo quyết liệt và sự vào cuộc đồng bộ của cả hệ thống chính trị, UBND phường Bá Xuyên đã hoàn thành 100% các mục tiêu, chỉ tiêu theo Kế hoạch số 132/KH-UBND, được Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên kiểm tra, ghi nhận và đánh giá cao về kết quả, chất lượng và tiến độ thực hiện.

Bằng khen là sự ghi nhận, đồng thời là động lực cho chặng đường chuyển đổi số

Việc UBND phường Bá Xuyên được Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên tặng Bằng khen là sự ghi nhận xứng đáng đối với những nỗ lực của tập thể phường trong một nhiệm vụ có ý nghĩa thiết thực đối với cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số.

Quan trọng hơn, những kết quả đạt được trong Chiến dịch “100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu” đã tạo nền tảng để phường tiếp tục nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính và chuyển đổi số. Theo báo cáo thành tích, việc số hóa và chuẩn hóa dữ liệu đã góp phần rút ngắn thời gian tra cứu, khai thác hồ sơ, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, thúc đẩy xây dựng chính quyền số và nâng cao kỹ năng số của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

Từ kết quả của Chiến dịch, UBND phường Bá Xuyên tiếp tục xác định tinh thần chủ động, quyết liệt, khoa học, đồng bộ và lấy hiệu quả phục vụ người dân làm trọng tâm là những yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Thành tích được ghi nhận bằng Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh không chỉ là niềm tự hào của tập thể cán bộ, công chức, viên chức phường mà còn là động lực để Bá Xuyên tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số, xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Việc Thái Nguyên đẩy mạnh số hóa, chuẩn hóa dữ liệu cũng đang được xác định là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhằm phục vụ cải cách hành chính và xây dựng nền tảng chính quyền số của tỉnh.

HT